Sök
Meny
Stäng

Varför ska vi byta redovisningssystemsystem?

Övergången till nya Aiai

Du som är arbetsledare
Om du inte redan gjort det behöver du snarast möjligt anmäla dig till utbildningarna i nya Aiai som hålls fram till mitten av oktober 2026. Anmäl dig här.

VIKTIGA DATUM

30/9

  • Sista dagen för dig som är arbetsledare att döpa om ert aktuella grundschema till ”NYA AIAI” för att det ska följa med till nya Aiai.
  • Senast 30/9 behöver du också rensa gällande schema i gamla Aiai så att det är tomt från 1 februari 2027 och framåt.
  • Efter den 30/9 kommer rådgivarna på JAG lägga in ert grundschema från 1 februari och framåt, så det kommer med till nya Aiai. Rör inte schemat från 1 februari 2027 och framåt efter den 30/9.
  • Inga obemannade pass kommer föras över från gamla Aiai, varken i grundschema eller gällande schema.

 

18/10

  • Sista dagen då schemaändringar går att göra i gamla Aiai. Gällande schema som lagts in eller korrigerats fram tills dess kommer följa med till nya Aiai.
  • Schemat från ett år bakåt i tiden samt fram till slutet på januari 2027 förs också över.
  • Sista dagen för att spara ner schemat för kommande vecka (se nedan). Ta en skärmdump av schemat för 19-21/10, eller spara det på något annat sätt.

 

19-21/10

  • Data överförs från gamla till nya Aiai. Det går inte att arbeta i något av systemen.
  • Du behöver ha sparat ner ditt schema som en skärmdump eller liknande för denna period, eftersom du inte har åtkomst till varken nya eller gamla Aiai.

 

22/10

  • Alla får tillgång till nya Aiai.

 

3/11

  • Oktober månads arbetade tid redovisas och signeras i nya Aiai senast 3/11.

 

1/12

  • Från och med december gäller nya tider för godkännande och signering av tidrapporter. Novembers arbetade tid ska signeras senast den 1 december klockan 13:00.
  • Om man som assistent inte signerat i tid kommer man inte få lön i tid
  • Från och med december behöver alla som har rätt att ha BankID signera sin tidrapport med BankID.
  • Den här ändringen är nödvändig för att möta Försäkringskassans ändrade regler när det gäller redovisning av utförd assistans.

Guider och mer info om nya Aiai

I handboken finns ett helt avsnitt som guidar dig i nya Aiai. Det finns artiklar både för assistenter och arbetsledare. Nya Aiai – JAG Personlig Assistans

Här anmäler du dig till alla utbildningar, både digitala och fysiska och workhopträffarna: Utbildning för arbetsledare i nya Aiai

Guider i nya Aiai hittar du här: Nya Aiai

Här är tre grundläggande guider för hur du kan komma igång i det nya systemet, som passar att skriva ut om du önskar det:

Aiai har även en egen klickbar guide som du kan ha uppe medan du testar systemet i demo-miljön: Aiai – alla demos

Varför byter vi tidredovisningssystem?

Vi byter till nya Aiai (Aiai Junior) för att säkerställa ett stabilt och långsiktigt systemstöd för schema och tidrapportering inom assistansen. Det nuvarande systemet har använts under många år, men det har blivit tydligt att det inte fullt ut stödjer dagens arbetssätt och behov. 

Nya Aiai är också bättre lämpat att möta Försäkringskassans nya skarpa deadline för redovisning, den frivilliga mertiden samt insynskravet.

Aiai Junior är ett nytt system från samma leverantör som tidigare, utvecklat med lärdomar från många års användning i assistansverksamheter. Det är bättre anpassat till dagens arbetssätt och ger tydligare stöd i vardagen. Målet med bytet är därmed att minska onödigt krångel, skapa bättre överblick och göra det lättare att arbeta korrekt och tryggt över tid. 

Införandet sker stegvis. En pilotgrupp på ca 20 assistanser börjar tidrapportera i det nya systemet i maj 2026, medan resterande kommer att byta system under hösten 2026. Detta upplägg är till för att vi ska kunna följa upp utbildningar och funktioner, justera och säkerställa att övergången blir så lugn och trygg som möjligt.  

Vi arbetar aktivt för att göra systembytet så smidigt som möjligt och minimera påverkan på er vardag. Samtidigt är det ett större förändringsarbete, och för att övergången ska bli lyckad är ert engagemang och era återkopplingar en viktig del i processen.

Inloggning i demo-miljön

När du gått den första Aiai-kursen (block 1) får du en inbjudan till nya Aiai:s demomejl. Du får två mejl i samband med inbjudan till systemet. Det ena kommer från en no reply-adress och det andra från Aiai demo. Mejlet från Aiai demo, med rubriken Uppdatera ditt konto är det du ska använda för att logga in.

Klicka på Uppdateringslänk för att komma vidare till demo-miljön. Då får du skapa ett lösenord för att sedan ”gå tillbaka till inloggningssidan” och logga in. Använd samma mejladress som du fick mejlet till.

Har du inte fått något mejl? Kolla i skräpposten. Om du inte hittar mejlet där heller kan du gå till https://app.demo.allevi.tech/jagdemo och klicka på ”glömt lösenord”. Då ska du få en återställningslänk till din mejl.

Du ska använda den mejladress som finns registrerad i Mitt JAG.

Kommer du ändå inte in?

Vi arbetar på att hitta en alternativ lösning för att kunna logga in. Du behöver inte vara inloggad för att kunna ta del av kursinnehållet i block 1 och block 2.

Det finns även guider i handboken som du kan använda dig av för att lära dig systemet bättre: Nya Aiai

För pilotgruppen

De uppdragsgivare och arbetsledare som är med i pilotgruppen är informerade och deltar redan i möten och utbildningar. Är du assistent och osäker på om du är med i piloten kan du fråga din arbetsledare. I sådana fall har du fått information inom via mejl med vad du behöver tänka på. Har du inte fått mejl, hör av dig till aiaipilot@jag.se 

Är du arbetsledare och vill ha hjälp med hur du använder systemet och ställa frågor till våra rådgivare? Då kan du anmäla dig till workshop, antingen digitalt eller på plats, via följande länk: Utbildning för arbetsledare i nya Aiai

Via länken kan du också anmäla dig till både block 1 och block 2 igen, men kom ihåg att det inte utgår någon ersättning för detta om du redan deltagit på utbildning i våras.

Är det något som inte fungerar? Finns felaktig information i systemet? Upptäcker du buggar? Mejla till aiaipilot@jag.se. Där får du snabbast svar av de rådgivare som aktivt arbetar med systembytet. Du kan också ringa till Svar Direkt som kan hänvisa dig vidare till rätt person.

Arbetsledare godkänner tidrapporterna för alla assistenter under menyvalet ”Rapportering” när ni är färdiga med avvikelserapporteringen. Som assistent godkänner ni, och övriga, era egna arbetspass under menyvalet ”Min tidrapport”. Sista dag att göra detta är som vanligt den 3e kl 13.

I handboken finns ett helt avsnitt som guidar dig i nya Aiai. Det finns artiklar både för assistenter och arbetsledare. Nya Aiai – JAG Personlig Assistans

Är det något som inte fungerar? Finns felaktig information i systemet? Upptäcker du buggar? Mejla till aiaipilot@jag.se. Där får du snabbast svar av de rådgivare som aktivt arbetar med systembytet. Du kan också ringa till Svar Direkt som kan hänvisa dig vidare till rätt person.

Kontakt

Du kommer att få den information du behöver när du behöver den, så håll utkik i din mejlinkorg och på Mitt JAG för att inte missa viktig information. 

Du kan också kontakta projektledare Vilma Blanck direkt på 076-545 30 20, eller vilma.blanck@jag.se om du är osäker på vad som gäller för dig.